Existe aún en el mercado peruano mucho desconocimiento acerca de las Normas ISO, cuál es su función y cuáles son sus beneficios. Esta nota pretende dar algunos alcances a aquellas Organizaciones o pequeños emprendedores, que aún no implementan o certifican alguna de estas normas por desconocer su valor.
Las Normas ISO son normas voluntarias a las que se acogen las Organizaciones en el afán de mejorar su eficiencia, rentabilidad, sus productos y servicios y su cultura organizacional.
¿Qué es ISO?
Es una federación mundial de organismos nacionales de normalización, que preparan normas internacionales en diferentes materias a través de Comités Técnicos. Las materias pueden ser relacionadas por ejemplo con calidad, seguridad, medio ambiente, seguridad de la información, antisoborno, etc. Así por ejemplo existen entre muchas otras normas ISO:
– ISO 9001 Sistemas de Gestión de Calidad
– ISO 45001 Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo
– ISO 14001 Sistemas de Gestión Ambiental
– ISO 27001 Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información.
– ISO 37001 Sistemas de Gestión Antisoborno, etc.
¿Qué es un Sistema de Gestión?
Como podemos ver, las normas ISO tratan acerca de sistemas de gestión, y estos sistemas de gestión nos son más que el conjunto de elementos de una organización, que se interrelacionan o interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos para lograr esos objetivos.
Los objetivos estarán relacionados con Calidad si se quiere implementar una ISO 9001, a Seguridad y Salud en el Trabajo si se quiere implementar una ISO 45001, a medio ambiente si la norma es una ISO 14001, y así según la materia de la norma que se quiere implementar. Incluso existe la posibilidad de implementar varias normas ISO dentro de una Organización a través de un Sistema Integrado de Gestión.
¿En qué consiste implementar una Norma ISO dentro de una Organización?
Podemos decir que cuando se implementa un sistema de gestión bajo una norma ISO, se tienen que establecer, documentar y ejecutar los requisitos establecidos en la norma en cuestión.
Dentro de las actividades generales que se desarrollan en estas implementaciones tenemos:
Se planifica la manera en que la Organización va a dar cumplimiento a cada uno de los requisitos de la norma que pretende implementar
Se documenta la manera en que la Organización dará cumplimiento a los requisitos
Se despliega el sistema en toda la Organización a través de capacitación y sensibilización a todo el personal
Se pone en práctica el sistema de gestión asegurando que se trabaje de la manera en que se ha planificado, aplicando los métodos diseñados dentro de los procesos, y generando los registros correspondientes. En esta parte es fundamental la participación de todo el personal.
Una vez implementados los requisitos dentro de los procesos de la Organización, se realiza una revisión del sistema por la Alta Dirección, y una auditoría interna con el objetivo de verificar el funcionamiento del sistema.
¿En qué consiste el proceso de certificación?
Una vez implementado y auditado internamente el sistema de gestión, lo cual garantiza que se encuentra en funcionamiento, la Organización se pone en contacto con un ente certificador independiente, que pasa unos días auditándola mediante una auditoría de certificación, o también denominada auditoría de tercera parte. En esta auditoría se hace la evaluación de conformidad con los requisitos de la norma, y el auditor recomienda para la certificación en caso los resultados sean favorables.
El ente certificador decide la certificación a través del comité de certificación.
La Organización recibe un certificado que tiene una validez de 03 años, y el ente certificador la visita anualmente mediante auditorías de seguimiento, para vigilar que el sistema de gestión se mantiene. Antes de que la vigencia termine, la Organización debe ser re certificada. Una Organización certificada esta autorizada a mostrar su certificado públicamente, y a usarlo con fines comerciales lo cual es una gran ventaja.
Es muy importante que, al contactar al ente certificador, la Organización se asegure que este se encuentre acreditado bajo la Norma ISO/IEC 17021, esto garantiza que es supervisado por las autoridades de acreditación correspondientes, y que su certificado tendrá reconocimiento internacional.
El valor de la implementación y certificación de una norma ISO
Los grandes esfuerzos que hace una Organización (grande o pequeña) para implementar y certificar una norma ISO, van más allá de un beneficio comercial. La Organización y la cultura de esta se trasforman.
El valor de contar con un sistema de gestión implementado y certificado, contribuye de manera definitiva a mejorar los procesos, los productos, los servicios, la rentabilidad y el prestigio de la empresa; en buena cuenta contribuye a logro de los objetivos estratégicos de la Organización.
Los beneficios más importantes que se logran con la certificación son, entre otros:
1. Genera confianza y fideliza clientes, lo cual guarda relación directa con la rentabilidad de la empresa. Una empresa confiable transmite tranquilidad y seguridad a sus socios de negocios y colaboradores.
2. La marca de la empresa es reconocida a nivel mundial brindando prestigio, lo cual impulsa el crecimiento y la incursión en mercados internacionales.
3. Permite a la organización actuar de manera preventiva, identificando, analizando, evaluando y priorizando los riesgos relacionados con la norma que se está implementando, sean estos de calidad, seguridad y salud en el trabajo, riesgos ambientales, de seguridad de la información, antisoborno, o de la norma que se trate. Al ser identificados los riesgos, la Organización tiene la oportunidad de establecer medidas que controlen o minimicen los riesgos con mucha antelación.
4. Los procedimientos y registros que se generan dentro de la Organización como parte de la implementación de las normas contribuyen a la estandarización, de tal manera que las actividades se realizan conforme los procedimientos de la Organización, no como cada persona desarrolla bajo sus propios criterios.
5. Mantiene clientes satisfechos debido a que sus productos y/o servicios son entregados con estándares internacionales reconocidos, que no solo cumplen con los requisitos de los clientes, sino que incluso exceden sus expectativas. Una Organización certificada con un estándar ISO, se preocupa de la mejora continua de sus procesos, y de establecer canales de comunicación con sus socios de negocio, obteniendo retroalimentación desde el inicio de la relación comercial hasta la finalización del proyecto, gestionando de manera correcta incluso sus quejas y sugerencias.
6. Mantiene un mejor control de la Organización al gestionarse el sistema en base procesos, estableciendo controles y mejora para cada uno de estos. Una Organización certificada trabaja por ejemplo con proveedores seleccionados y evaluados contra estándares previamente diseñados y establecidos, lo cual permite verificar, antes de la contratación, su capacidad para suministrar los materiales o servicios que se le compran o solicitan, además se hace la evaluación periódica de su desempeño. Asimismo, el control de los procesos permite reducir costos, puesto que se pueden identificar los puntos donde se generan errores, se controla pérdidas, se ahorra en multas, etc. Todos los ahorros relacionados pueden invertirse en mejoras en infraestructura o en capacitación al personal.
7. Enorgullece a sus colaboradores, quienes sienten que forman parte de una organización ordenada y segura, que se preocupa por identificar sus necesidades y expectativas, y que establece requisitos dentro del sistema de gestión para cumplir con estas necesidades a través de procesos adecuados de selección, capacitación y toma de conciencia, minimizando incidentes con adecuados estándares de seguridad y salud en el trabajo, que se preocupa por la gestión del medio ambiente y por promover los valores de la Organización.
8. En el Perú, además, las certificaciones ISO otorgan puntajes adicionales en las licitaciones con el estado peruano, lo cual es un incentivo adicional para animarse a implementarlas.
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